La metodologia di gestione dei progetti: il Project Management
Le problematiche relative alla gestione dei progetti sono
oggigiorno di grande attualità all’interno di ogni struttura organizzata, sia
pubblica che privata.
La complessità crescente delle attività aziendali, il
tempo e le risorse - sempre più scarse - impongono alle aziende la ricerca di
efficaci strumenti per gestire i progetti che vengono attivati in ogni settore
aziendale.
È la storia delle aziende che annuncia l’insufficienza della
gestione casuale o dei modelli ritenuti classici o ancora l’esperienza, che non
permettono di gestire efficacemente un progetto in presenza di imprevisti o in
caso di errori strutturali nella progettazione da parte del team. In questa
prospettiva, l’insieme delle attività svolte per la realizzazione degli scopi e
gli obiettivi di un progetto, dette comunemente gestione di progetto, rientrano
nella definizione anglosassone di Project Management. Secondo il PMBOK (Project
Management Body of Knowledge), il Project Management è l’applicazione di
conoscenze, attitudini, tecniche e strumenti alle attività di un progetto con
l’intento di conseguire uno scopo secondo una collocazione temporale finita
differente dalle semplici attività rutinarie, permanenti o semi-permanenti dirette
da procedure non ripetitive dello stesso prodotto o servizio. Le sfide raccolte
dal Project Management, sono in primo luogo quella di raggiungere gli obiettivi
del progetto rispettando i vincoli determinati dal contesto del committente
(tempi, costi e scopo); in secondo luogo, mira all’allocazione ottima delle
risorse e all’integrazione degli input necessari per raggiungere gli obiettivi.
Queste sfide, o ruoli, devono essere portati avanti risolvendo i problemi e
limitando i rischi associati a ciascun progetto. Quindi il Project Management,
non solo è una tecnica di approccio, ma una filosofia impiegata dal management
di ogni organizzazione, ad ogni livello e per ogni funzione, al fine di
raggiungere determinati obiettivi in presenza di rischio e vincoli complessi. È
impossibile interpretare la logica del Project Management in mancanza della
consapevolezza che tutte le parti che lo compongono e costituiscono (progetto,
project manager, stakeholders, team, deliverable, milestones, ecc.) assumono un
ruolo ed un valore dal peso trascurabile se considerate singolarmente, ma che
invece, costituiscono le linee guida per il conseguimento di un risultato se
combinate e interagenti l’una con l’altra.
Quindi, essendo il progetto un vero
e proprio compito, avente una certa rilevanza e carattere di unicità, che deve
essere completato rispettando una scadenza temporale ed un budget di spesa, si
possono evidenziare le caratteristiche di base e comuni a tutti i progetti,
ovvero il progetto “è costituito da un
insieme di attività non ripetibili destinate ad ottenere uno specifico prodotto
finito da svolgere in un determinato periodo di tempo mediante l’utilizzo di
risorse predefinite ed assegnate a costi predeterminati”.
Alla luce di tale premessa, risulta
immediato comprendere l’importanza di una metodologia efficace di gestione,
articolata in fasi, che permetta di dare risposta alle seguenti domande:
1) Quale
è la missione del progetto? Con quali risorse si intende perseguirla?
2) Come
verrà condotto il progetto?
3) Come
ne verrà controllato l’avanzamento?
Queste domande rappresentano l’interpretazione nascosta delle
fasi caratterizzanti del Project Management, ossia pianificazione,
programmazione e controllo. Le fasi non sono scollegate tra loro, bensì gerarchiche,
articolate e volte all’individuazione dei fattori critici di successo o di
insuccesso dell’iniziativa. La letteratura economica – e non solo – è ricca di
esempi che evidenziano la presenza di tali criticità, in particolare di quelle
negative, che generalmente coincidono con una o più questioni come quelle di
seguito riportate:
-
progetto
troppo poco definito per il quale l’obiettivo risulta sfocato;
-
scelte
errate da parte del Project Manager, possibilmente ignaro delle possibili cause
ed effetto di determinate scelte;
-
direzione
non coinvolta, ossia un centro direzionale che non lavora in sinergia con le
altre funzioni aziendali o che focalizza l’attenzione su problematiche estranee
al progetto, dedicandogli poca attenzione;
-
compiti
non definiti, quindi, team scoordinati che non riescono a unire le forze alla
ricerca di sinergie che permettano di realizzare un obiettivo comune;
-
un’inadeguata
programmazione delle attività del progetto, legata ad un’errata pianificazione;
-
un
processo di controllo inefficace, ovvero privo di direzione;
Senza entrare nel merito delle singole fasi e sotto-fasi che
le compongono, dalle quali si comprende l’effettiva gestione di tempi, costi e
risorse dell’iniziativa, il Project Management assume importanza cruciale nel
riuscire a dettare il percorso di analisi da implementare per portare a
compimento un progetto in termini di qualità ed accuratezza dei risultati,
riuscendo spesso a generare delle condizioni che attribuiscono più valore per
il committente rispetto a quanto originariamente concepito. Il Project
Management, focalizzandosi esclusivamente nelle attività costituenti il
progetto, sia esso in itinere o ancora da avviare, riuscirà, se ben utilizzato,
a far emergere concretamente e step by step l’orizzonte desiderato.
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